用自動化邏輯，整理分散的 80 份文章檔案
如果你想把 80 份各自獨立的 Pages 格式檔案，整理成符合 Google Docs 的格式，以便未來使用 Gemini 協作，你會選擇花一整個週末，打開每一個 Pages 檔案、手動複製貼到 Word，再上傳到 Google Drive，還是請 Gemini 幫你快速解決這個問題？
我的目標有三個：
- 從 Apple 系統檔案轉移成 Google 雲端格式
- 依照文章標題的關鍵字，在 Google Docs 上面，將各自獨立的文章檔案，依照標題的關鍵字分類，自動貼到該類關鍵字的文件裡。
- 未來在寫文時，能無縫接軌 Gemini 或 Claude。
這篇文章的重點，是要與你分享，我如何透過簡單的自動化邏輯，達成我的目標。（我使用的 AI 工具都是免費版）
最初的想法
這一年多來，我的文章檔案，是依照每篇的標題，設定資料夾，把每一篇的文字檔（.pages）、文章首圖、製作好的 IG 貼文，收在一起。（見下圖）
[Mac 本機資料夾 by Terri Chen]
這樣做的好處是，每篇文章的素材，都整齊的歸類在該文章的資料夾內。
但缺點是，我無法判斷，在什麼樣的類別裡，我究竟寫了哪些文章、有沒有重複，而且無法統計數量。
由於我經常使用 AI 工具協助我調整、校對文章，但光是複製貼上，就浪費了很多時間。考慮到 AI 可以直接讀取我的 Google Drive，而且在 Google Docs 能建立標籤頁（tab），對我來說是一個很棒的文章管理工具，因此下定決心，要把現在使用的 .pages 檔案，全部轉成 .docx 格式。
階段一：跨軟體的批次轉檔
面對 Apple 與 Google 系統的鴻溝，最暴力但也最費時的做法，就是一份份開啟、複製 Pages 上的內容、貼上 Word 存檔。但這些都是重複性的勞務，不是有產值的工作。
把分散的 .pages 檔案都收納到同一個資料夾後，我開始與 AI 討論做法，學到了自動化轉檔，也就是：
用 Mac 的 Script Editor (AppleScript) 撰寫一段自動化指令。這段指令會自動抓取資料夾內的所有 .pages， 並打開 Pages 應用程式，轉成 .docx。在轉檔過程中，會看到一個個 .pages 檔案被打開、然後關上。不到五分鐘，就完成了 80 個檔案的轉檔。轉檔成功的 Word 檔案，也都被放在同一個資料夾內。（見下圖）
[AppleScript 部份截圖 by Terri Chen]
千萬不要遷就格式，而是用批次整理的思維出發。
階段二：雲端檔案自動化歸類
格式統一變成 .docx 後，將整個資料夾上傳到 Google Drive，接下來就要進行結構化分類。
不需要手動移動檔案，而是透過撰寫 App Script，讓系統自動掃描每個檔案名稱的關鍵字，例如 [品牌]、[專案]、[職場]…等等。接著，系統會自動將符合關鍵字的檔案內容，複製到指定關鍵字的 Google Docs 裡。
在這個階段，我遇到了一些挑戰。
原本設定複製內容到新的 Google Docs 時，還要能自動建立 TOC (Table of Contents)，方便閱讀與編輯。在嘗試了五、六次都失敗之後，AI 告訴我，由於 Google 的一些限制，有可能做不到。我果斷放棄，請 AI 簡化程式寫法。當我執行新版程式後，不到一分鐘的時間，完成了文章歸類。
[AppScript 部份截圖 by Terri Chen]
[轉檔後的 .docx 上傳到 Google Drive by Terri Chen]
[按照關鍵字歸類完成的文章檔案 by Terri Chen]
階段三：把檔案蓋成知識庫
最終的結果是，除了一目瞭然的資料夾，還有一套自動生成的分類。
不過在此之前，我要先規劃資料夾與新檔案的命名結構，並寫到 APP Script 裡面。每一份關鍵字新檔案，都有精確命名邏輯與時間戳記（YYYYMMDD），讓分類一目了然。
需要手動的部份，就是進去每個檔案裡面，微調格式並建立正確的 TOC。
一旦了有清楚的分類，以後就不需要再大費周章找檔案，取而代之的是逐步建立一個文章知識庫。
結語
在 AI 與自動化工具能量爆發的 2026 年，我們要能串連不同的節點，把需求建置成可重複執行的流程。
沒有技術背景也沒關係，只要把需求表達清楚，AI 就能提供專業協助。
我們已經不再是複製貼上的執行者；有了 AI 的輔助，我們成為了設計系統的問題解決者。
把重複性的瑣事交給機器，我們才能空出雙手，去處理那些真正需要人腦與創造力的複雜難題。
附註：完成這項工作後，我請 AI 整理了一份任務摘要，也生成了兩個版本的反向提示詞（英文版）。如果你有興趣了解細節，歡迎來信 thesporspace[at]gmail[dot]com，我會把兩版都提供給你。
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