近期分享了兩篇有關遠距工作的管理、以及自己感受到的優缺點，今天要跟大家分享的是，我使用哪些工具，來設計並管理流程，還有管控與協作專案。
專案管理
- Notion：不只是專案管理，Notion 幾乎可以用來做任何事，像是產品 roadmap、活動企劃、社群內容規劃、文件管理、個人履歷表、製作網站與作品集...等等。也能應用到生活中的各項事務，像是待辦清單、旅遊行程規劃、財務管理、目標管理...等等。內建 AI 功能，可協助產出或節錄內容，付費版功能可無限次使用。網路上已經有許多 KOL 的教學內容，大家可以去尋找適合自己學習的素材。
- Asana：介面友善、操作直覺，除了基本的進度追蹤、團隊協作之外，還能客製化專案流程與文件模板（付費功能）。
- Airtable：這是以資料庫建置為基礎的一款線上軟體，專案管理只是眾多功能的一部份，實務上可以將 airtable 看成是進階版的 Notion，做較為複雜的流程設計與自動化設定，例如跟 HR 及財務相關的請假、打卡、請款、開發票等等，都可以跟其他軟體像是 Slack 串接，讓管理人員在 airtable 上就能一併掌握出勤、發薪、客戶請款的動態。
即時 & 非即時溝通
- Slack：算是商用版的 LINE，已被視為結合溝通功能的生產力工具，可以完全切開工作與私人的通訊，讓你原本在個人生活中用的 LINE 不會跟工作混在一起。不論是群組或個人對話中的檔案與資料、軟體串接的功能非常強大、彈性也高，文字編輯的功能也比較多，可以編號、標示項目符號、標示 coding，也有很多有趣的 emoji 可以使用。對於想要把工作跟生活切開的使用者，這款通訊 app 完全是你的菜。
- loom：遠距工作有時候無法即時與同事對話，或是需要畫面輔助來展示操作過程、解釋資料時，用 loom 錄影後，將自動生成的影片連結傳給同事，就能達到非同步溝通的目的。免費版的錄影，一支影片有五分鐘的限制。
- Calendly：線上預約會議軟體，在後台編輯會議類型、你的會議開放時段，以及需要預約方回答的問題之後，系統會產生一個你的專屬預約連結，往後只需要把這個連結傳給需要預約的對象即可。免費版只能設定一組連結，如果你有多種會議，就需要付費來設定不同的連結。
- Markup：如果你是從事設計相關工作，要跟客戶對稿時，Markup 會是一款可以同步溝通修改的線上工具。上傳圖檔或是 PDF 之後，協作者可以直接針對需要修改的地方留言，標記修改完成後，系統會保留歷史紀錄（版本、時間點及負責人），讓溝通保持公開透明。最近更新增了 Chrome 的外掛，讓使用者更能隨手使用。我個人認為，Markup 的操作比 Google Slides 直觀方便，完全可以直接上手。
線上白板
- Whimsical：需要溝通概念式的想法，Whimsical 內建多種能廣泛運用的模板，從基本的心智圖、流程圖、組織圖，到 Wireframe、產品開發、策略圖表、團隊營運、服務藍圖設計...等，一應俱全。過去在工作上就曾經與管理層用 Whimsical 作為每週會議的目標追蹤工具，線上同步協作；自己也經常用來畫心智圖，整理腦中思緒，讓同事更清楚彼此想法。
- Miro：與 Whimsical 的功能相似，有桌機版可以下載供線下使用。
線上表單
- Tally.so：免費版的功能就可以做到不限筆數的資料填寫，也可以綁定線上支付功能。直覺使用的介面，可以讓你很快設定好需要的表單內容。我自己有綁定 Calendly 的預約會議連結，客戶可以在填完表單之後，立刻預約諮詢時段。
簡報/文件/圖表美化
- Gamma：如果對簡報設計沒有靈感、或是單純想要呈現文件資料卻希望能有比較設計感，Gamma 可以很快的幫你生成一份精緻有質感、以簡報模式呈現的資料。只需要匯入原本的PPT或WORD檔案（也可以匯入 Google Doc or Slides），選擇你喜好的模板樣式，系統就會自動生成圖文並茂的簡報檔。檔案也可以多人協作、設定密碼保護、分享連結等等。內建 AI 功能以便能優化版面設計與內容編排。支援中文內容。
流程自動化串接
- Relay.app：流程串接的平台工具很多，佔最大宗的有 Zapier 跟 Make，而我個人比較偏好用 Relay.app，光是免費版本就幾乎可以做到大部分需要的功能，而且能夠串接的平台非常多，介面直覺、設定方便，串接的細緻度也很高。我的接案流程就是透過這個平台做出無人化的設定，整個流程只有在送出報價與合約給客戶時需要串接到 Slack 手動按下簽核，以及報價與合約內容必須自行編輯審視，其他省下來的時間可以用來做更有價值的事。
文案小幫手
- ChatGPT：ChatGPT 的好處無須我多說，即使是免費版也能有很到位的成果，加上近期在中文方面的精準度可說是提升不少，不只是翻譯功能，他也會幫你潤飾寫好的文案或企劃內容。給予的指令越明確，得到的內容就越精確。
- Hemingway Editor：如果你的工作是以英文為主，那麼這款線上編輯工具無疑是你的最佳小幫手。有時候我們會陷入把專業視為理所當然、但閱讀者卻看不懂的窘境。Hemingway Editor 可以設定閱讀對象，例如「小學二年級可以理解的程度」，將你原本寫好的資料貼上去之後，系統就會用不同的顏色標示出不適合的地方，並提供簡單建議。你可以線上編輯，讓系統即時給予回饋，就像是有個編輯專家在旁邊指導。進階的功能像是文法檢查、重新編輯、匯入文件檔案等等，則需要付費購買升級版。內建的 AI 功能則提供兩個星期的免費試用。
希望以上的分享有幫助到你。