亂中有序檔案分類
「整理檔案？身為一位 PM 居然要做這種雜事？」
心中會有這樣的想法是人之常情，但你必須接受這個事實。
PM 的工作極度繁雜，客戶、同事、廠商之間有太多類型的檔案與訊息交流，通常也不會只有一個進行中專案，如果把時間浪費在「找檔案」這種事，那就太可惜了。
通常 PM 手上進行中的專案不只一個，因此必須清楚每個專案的狀態與細節。
能保持清醒，不是喝很多咖啡，而是要以「思考和溝通」為主，其他請交給電腦或線上工具。
但在這之前，必須先花點時間整理。一旦整理完成，能替未來省下很多時間。
「從大到小、從近到遠」是我的檔案資料夾整理邏輯。
一個專案的狀態大致可分為兩種：進行中、已結案。
暫無進度的閒置專案，只要還沒完成工作，都屬於進行中專案。
已結案可細分為完成工作及收訖款項兩種狀態。
我的標準是，款項全數入帳後，對公司營運來說才是真正的結案。
至於完成工作的時間點則是設計團隊交付所有稿件、客戶確認無誤的那一天起，對設計團隊來說就已完成，你便可以安排團隊進行其他專案。
因此，從專案狀態開始，接著用案件名稱（客戶名）區分。
有的人會問，是不是要先區分產業別？當然可以，我也嘗試過，不過，檔案層級越少，越能節省時間，這方面依照個人習慣設定即可。
接下來就依照檔案的性質來分類資料夾，例如合約、報價、提案、設計、參考資料等，可依照你的實際需求來區分。
至於個別檔案的檔名設定方式，我的必要條件包含案名、功能、日期。
舉例來說，提案檔與報價單的檔名可能是：ClientName_Presentation1_03302019.pdf 或是 ClientName_Quotation_12202019，方便查找之外，也是一種利於辨識的記錄方法。
假設與客戶之間有任何爭議，這樣的檔案標記方式，是 email 往來或是社群對話之外的輔助佐證資料。
如果能維持每週清理檔案的習慣，像是已經一改再改而且已失效的報價單或合約、修改 N 次以上早已作廢的提案檔等等，這會讓資料夾內容看起來更清爽。
若考慮到未來仍有使用的可能，也可以移至暫存歸檔的資料夾，待確認完全不需要後再刪除整個資料夾。
以上方式同理可證，這樣的邏輯也可以套用在整理 email 的分類資料夾，這樣不論是老闆、客戶、同事需要你查找任何資料或通聯記錄，你都可以在最短時間內給他們想要的，間接也讓職場專業形象加分。