自然到像是空氣一般的存在
很多人認為做專案管理就是要盯進度，尤其常耳聞一種說法：
在設計公司當 PM，是不是每天盯設計師進度就好了？
這種認知，其實是誤會了專案管理中「時程安排」這項工作，也就是盯進度這件事並不是最重要的，而且也不是沒有靈魂的「盯」；況且，PM 除了安排進度之外，還有很多其他的任務在身。
我想表達的是：
在很多情況下，如果 PM 懂得妥善領導，再加上如果團隊每個人都有很紮實的時間管理觀念，進度這件事可說是能像空氣一般的存在！
那麼，重點來了。
既然沒有任何人想要每天被跟催進度，更沒有任何一位 PM 能夠時時像蒼蠅般在設計師周圍飛來飛去的，如何做到讓進度這件事「像空氣一般的存在」呢？
這裡提供四個階段性任務，依序引導設計師無痛接受你的進度安排：
- 了解每個環節工作平均所需工作天數
- 依照客戶要求的交期訂出以「月」為單位的時程表
- 依照設計師每個環節工作的所需時間訂出以「週」為單位的時程表
- 定期召開專案會議，只在會議中提醒設計師當週的 check point
除非專案時程急迫到需要用特殊標準來執行，這時可能要導入敏捷式管理或其他適合的方法，這必須另闢篇幅討論。正常情況下的專案執行，都能用上述四個階段來管理時程。
1. 了解每個環節工作平均所需工作天數
身為 PM，你必須了解設計專案中，對內對外每個環節需要的合理工作天數。
對客戶的進度掌握通常會有一個既定公式或範圍，因為提案後的客戶回應所需時間較難掌握。
例如我們會對客戶說「三週後可以進行第一次的 logo 與示範應用提案」、「這份品牌手冊的設計與排版需要一週的時間」等等。對內部設計團隊的管理，則需要掌握公司的流程與設立 check point 的規則。例如「設計概念發想 2 個工作天」、「品牌 logo 第一版草圖 3 個工作天」等等。
畢竟每位設計師手上的案量不同，取一個大家都能接受的平均值，大家工作起來比較舒服。
2. 依照客戶要求的交期訂出以月為單位的時程表
這是每位 PM 必要的責任與功課，只要與客戶簽了約，立刻就會被要求提供專案時程表。
每個專案都會有不同的需求，一個重要的原則就是不壓榨設計師的時間。
有人會問：萬一客戶硬拗呢？
我想，在簽約前你應該已經大致了解客戶要的 deadline，如果極度不合理，我想你是不會想要接下這個案子，或至少要想辦法跟客戶協調。
如果客戶真的在簽約後改變心意，請如實的讓對方知道，合約中載明的條款，以及一旦變更時程會影響設計產出品質等等，讓對方感受到你在專業上的堅持，這也是尊重客戶專案的一種表現。
至於如何與客戶攻防，將留待其他篇幅討論。
3. 依照設計師每個環節工作的所需時間訂出以週為單位的時程表
依據向客戶承諾的提案時間或稿件交期，PM 必須與設計團隊一同討論並找出共識。
每個環節要如何切分其實都有規則可循，從專案初期的狀態介紹、企劃概念發想討論、初期設計草圖，一直到設計執行、校稿、完稿、出稿，所有環節的工作項目都必須列入內部工作時程表，並訂出討論或確認的日期。
PM 可依據過往經驗制定後，請設計團隊檢視是否有需調整處，依此程序完成內部時程表。
4. 定期召開專案會議，只在會議中提醒設計師當週的 check point
每週召開專案會議（頻率依公司流程或 PM 習慣來制定，建議區間至少設為 3 天）。
在這個會議中，除了討論工作內容之外，在會議結束前，可以提醒大家接下來的一週內主要的 check point，會議結束後，請放手讓團隊各自完成自己的進度，因為身為 PM 的你還有很多工作在等著呢！
如果公司有習慣共用的行事曆，例如 google calendar 或是自訂的進度追蹤表，也請將各個 check point 登記上去，除了留作紀錄之外，也能提醒整個團隊。
如果你是新手，依照這樣的流程並執行過 2~3 個專案之後，就能掌握各環節的所需工作天數，以及團隊的工作慣性，接下來便能自然而然的養成自我管理的習慣。
至於是否有好用的表單格式，至今最容易讓大家接受的就是 google calendar，當然你也可以自創表單，或是參考知名的電腦玩物站長 Esor 的教學，有更深入淺出的介紹。
希望團隊在你的引導之中，能在無痛的狀態下漸入佳境！