不少上班族，經常在忙了一天之後，會想不起來自己當天究竟完成了哪些工作、進度又是如何。
其實，大家每天在公司處理的事項，幾乎都跟專案有關，只是還沒意識到已經有「專案管理」需求。
這篇可以幫助你判斷職場上屬於專案管理的「隱性任務」，以及如何逐步轉換心態與做法，幫助自己更有意識與效率、並且有意義地完成工作。
你真的在推動專案嗎？還是只是在埋頭「把事情做完」？
我剛進入設計產業時，是從行銷企劃專員開始做起，每天忙著回客戶 email、開會、寫會議記錄、做提案簡報、跟設計師溝通、改合約改文件、校稿……等等。看起來很忙，確實也做完了很多事情，但其實那時我根本不知道：
- 這些任務彼此有什麼關聯？
- 我完成的任務，是專案核心工作嗎？還是消化行政庶務而已？
我的轉變，來自於某一次跟老闆核對各個專案進度時，當我講到一個段落，她突然問我一句話：
你現在講的這幾個進度，有確實往專案目標邁進嗎？還是只是一直被 deadline 追著跑？
我傻住了，答不出來。當時的我，對「專案目標」這個概念的理解，是模糊的。
這個時候，我才意識到，原來我只是一直在「執行任務」，還一直自我感覺良好，但其實有很大部份跟推動進度沒有直接關聯。
經過老闆提點之後，我才明白：把事情完成，跟真正掌控進度，是兩回事。也就是說，我還是一個負責「執行任務」的執行者，不是能「定義目標、追蹤進度、整合資源」的專案管理者。
執行任務跟管理專案的差別有哪些
我認為，最大的差別，在於心態上的「主動」與「被動」。
執行者是一個比較被動的角色，負責的大多是被交辦的事務，通常會被指定一個明確的交期，也因此非常看重工作產量與完成度，常常被時間追著跑，因此經常會有工作永遠做不完的感覺。
而專案管理者的視角，則是依據專案的目標，自主規劃需要完成的任務、以及相對應的排程，定義專案中的重要里程碑（例如完成簽約、第一次提案、設計檔案交付…等等），以這些里程碑為小型目標來規劃工作進度，並且排除與目標不相干的任務，最後把待執行的任務分類管理，進行分工。這個過程，在專案管理中，可做成一份稱為 WBS (work breakdown structure) 的管理文件。
管理者思維：把所有任務分類打包
從那次被老闆提點開始，我試著主動練習思考每項任務的意義，提醒自己不要一心只想把待辦清單上的項目劃掉，而是觀察並動手分類打包工作。因此，每當接到或是開始著手處理一個任務之前，我問自己：
- 這個任務屬於哪一類工作？能推動進度嗎？還是屬於行政庶務？
- 這個任務的重要性？
- 做這件事最好的時間點是什麼？
- 有沒有更有效率的做法？（例如指派給其他人、或是善用工具...等等）
就拿會議記錄來說好了。假設我已知要做第一次提案會議的會議記錄，我的思考會是：
- 第一次提案是專案里程碑之一，因此記下客戶的回應重點，對我們、對客戶都是重要的溝通指標
- 會議記錄必須在會後 24 小時之內提供給客戶，因此最好趁記憶猶新時趕緊做完，並發送出去
- 我是專案主要負責人，這件事理當由我來做；會議當下可以用 AI 工具輔助
有了以上的思考，我就能提前安排需要的工具、準備好開會時的心態，並事先調度會後工作的優先順序。
這樣一來，會議當下就不會手忙腳亂；開完會回到公司後，更能按照自己的規劃完成工作。
你可能會問：會議記錄算不算是專案進度的一種？
我會說：不是。但是在專案中，它是關鍵里程碑的一份重要參考文件。
給正在做很多事的你
當你看著下一項任務而感到苦惱時，請先深呼吸一口氣，然後問自己以下的問題：
- 這項任務屬於哪個類別？
- 這項任務對最終目標有多重要？
- 我的角色，是執行者，還是管理者？
- 我需要在什麼時候完成這項任務？
- 有沒有哪方面是我可以優化的？
有時候，有些任務可以請他人協助、甚至用工具加速處理掉，或根本不需要存在，可以跟主管或團隊討論，說不定能省下一些時間，把精力用在更有價值的工作上。
你最近做過的工作，是執行任務？還是管理專案？
歡迎留言分享你的觀察，也歡迎收藏這篇，提醒自己，主動且有意識的來定義任務，遠離瞎忙的迴圈，讓專案進度更能順利推展。
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