之前在全遠端工作擔任管理職，擔心的第一件事就是：要如何確保團隊步調且目標一致？
畢竟遠端工作，不像在辦公室能每天見到同事、遇到問題能隨時溝通；況且每個人工作量多，時間有限，無法常常待在線上回應。
因此，首要任務就是先訂好固定的溝通時間，不論是對整個團隊、或是個別成員也好，讓大家能有準備的時間，把需要討論的議題帶到會議上。
至於頻率則因人而異。我的行事風格是抓大放小、拒絕微管理，因此每週一次的團隊會議、雙週一次的個別成員 1:1，對我來說已經足夠。
要做到這樣頻率，並確保團隊不掉鍊，要有一個重要的觀念就是：
公司目標 ➡️ 團隊目標 ➡️ 個別成員優勢與目標
也就是說，身為主管，必須要釐清公司目標與團隊條件，分析並串連兩者之間的關係、找到相對應的責任，再針對個別成員的技能優勢，框出每個人的守備範圍，讓每個人發揮最大優勢，使得團隊綜效得以最佳化。
因此，以下是身為團隊主管的責任：
- 必須確認自己完全理解公司目標的內容與設定緣由
- 認清團隊在公司扮演的角色、具備的功能，以及擁有的條件與資源
- 訂立符合公司目標與時程的團隊目標
- 瞭解每位成員的優劣勢、並分別溝通
- 確保每位成員理解並認同目標，與公司步調一致
個人守備範圍，一開始可以先用心智圖 (mind map) 來定義與彙整，並以此為基礎，與個別成員討論，進行必要的調整（見下方附圖範例）。
[心智圖範例 by Terri Chen]
目標設定的方式，則採用 S.M.A.R.T. 原則：
- Specific 明確的
- Measurable 可衡量的
- Achievable 可達成的
- Relevant 與目標相關的
- Time-based 有時限的
也就是說，用具體且量化的方式來設定團隊與個人目標。
這個時候，可以用下方的團隊責任分析表 (accountability chart) 來定義團隊量能 (capability)、技能 (skill set)、產能 (capacity)，日後在執行過程中也能隨時檢視是否確實朝向目標前行，並記下有差異的地方，進行必要的修正。
[團隊責任分析表範例 by Terri Chen]
那麼，具體要怎麼使用呢？（請參照下圖表格範例）
- 先將團隊的整體目標填寫在「總目標」欄位
- 定義並條列「可量化指標」
- 因目標而產生的團隊責任，條列在「責任」欄位
- 基於團隊的技能與優勢，以及團隊責任，在「量能」一欄記錄團隊可發揮的功能及預期表現
- 「成員角色」這一欄填寫每個人擔任的職務，並簡單描述職責
- 「里程碑」則是根據公司目標與時程，制定適合團隊追蹤的檢核點與檢核內容。表格中是以每一季的最後一個月作為檢核範例。
- 最後需要條列的是團隊的「營運成本」，例如薪資、設備與服務的租用購買…等等。
[團隊責任分析表填寫範例 by Terri Chen]
有了這張表格，往後在審視團隊狀態與目標達成進度、或是遇到問題與挑戰時，可拿出來對照並分析現況，必要時也可以徵求老闆意見，討論出改善方式。
以上工具，在任何工作模式中都通用，只要是管理工作，就算只有一、兩位成員的微型團隊，都可以採用。
市面上有很多繪製心智圖的工具，我用過的有 Xmind, Whimsical 及 Miro，操作介面都很直覺好用。
如果你需要表格，請將你的 email 私訊或寄到 thesporspace@gmail.com 給我，我會寄 PDF 和 PTT 檔案給你。