在職場上，我們都有過被無止盡的會議塞滿、一整天下來完全沒有機會可以專注在重要的工作上，導致必須加班、或是工作進度延遲的情況。
如果這對你來說是家常便飯的話，那麼，是時候考慮改變了。
你可能會問:「該怎麼做呢? 很多會議邀約不是我能掌控的。老闆行程變來變去，我也只能配合，而且看同事們也都是這樣過來的。」
但，在你心裡，可能也會有一個小小的聲音對你說:「真的是這樣嗎? 我能不能做些什麼改變呢?」
當然可以。以下分享我實際執行的方式。
不論是大型專案、還是中小型任務，工作上一定有幾個「重要且優先」的事項，也就是必須經過一段時間的研究規劃準備後，才能交付成果的項目。
舉例來說，為了完成一個重要的品牌行銷提案簡報，你會為簡報設計一個組織架構，並依照架構分別完成所需要的工作。
假設這件事可能會花費你總共 5 個工作天，而這 5 個工作天該如何有效被分配，而且在執行過程中不被打擾， 就是這篇要討論的重點。
具體該怎麼執行呢?
- 設定目標：先把要提案的時間，以及交付成果的規格設定好。比如說兩週後提案，以 PPT 方式呈現，並搭配實體版本供客戶同時對照…等等。
- 拆分任務：為了達成目標而需要完成的細項工作，可以根據簡報的內容大綱 (或架構) 拆分成可被執行的任務，並設定優先順序。
- 了解自己的「能量區間」：我們不可能時時刻刻處在精力旺盛的狀態中。找出自己最有精神、最容易專注的時段，把重要的事項安排在這個時段完成。
- 在日曆上明訂「專注時間」：假設你計畫每一天花一個小時在準備簡報的工作上，那就在日曆上設置專屬時段，並設定勿擾模式，讓這一個小時成為「不容妥協的專注時間」。
- 一次只做一件事：人類的心智並非被設定從事多工任務，因此所謂的 multitasking 其實是個假議題。我們不可能在回覆客戶訊息時，同時間還能寫 email。因此，請在已經訂好的專注時段，專注做那件工作，不要碰其他事情。
- 在固定時段查看訊息：我們每天都一定會查看來自各種通訊及社群媒體的訊息。一項統計顯示，現代人平均每天收到的訊息量約為 6.3 萬字，這耗掉了我們一定程度的時間與精神。為了不讓漫天飛舞的訊息干擾正事，我們可以規範固定查看訊息與 email 的時間，例如利用每個整點，花 10~15 分鐘處理訊息與 email 的相關事務。依照你的工作步調與工作量，來設定你覺得適合的時段。
- 設定休息時間：適當的休息，能讓自己找回能量，平衡身心。每工作 40~50 分鐘，休息 10 分鐘，這段時間請不要看手機或信箱，站起來走走或伸展、泡杯茶、或是閉上眼睛深呼吸，無論做什麼，任何能讓你感到放鬆的做法，就是最適合你的方式。
- 給自己一點鼓勵：在專注時間裡完成工作後，別忘了給自己一個鼓勵，吃個最愛的甜點，或是做一件能紓壓的事，重新累積能量，往下一站出發。
能把時間與精力專注在重要的事情上，對忙碌的現代人來說，是一種奢侈，也因此，光是這件事就非常值得被重視、被保護，且需要養成習慣。
庶務、瑣事或特殊專業項目 (例如影片剪輯、文案編撰…等等)，盡可能交辦或委外；面對突如其來的會議邀約，先評估哪些是必要參加、哪些可以在會後被知會即可。
萬一真的無法專注，請暫時離開座位或辦公室，到窗邊或外面放空一下，重新設定自己的情緒與感受。換個環境，心境也會變得不同。