在行銷顧問公司工作時，曾經有同事問我：「主管看起來都好忙，我好想知道你們都在忙什麼？」
當時，我的職位是老闆的特助，算是高階主管，公司將近 100 人，分為 7 大部門。
雖然沒有實質管理團隊，卻必須了解並協調各個部門的運作情況，找出問題，並提出解決方案，向老闆及高階主管群匯報，最後實際執行改善計畫。
老闆也時常交辦臨時任務，而我必須在短時間內弄清楚狀況，思考並規劃做法、出手執行。除此之外，更要參與每週的高階主管會議，從各個面向了解客戶與團隊動態，並制定年度營運目標。
實務上，主管分很多種，依企業屬性及規模大小而異。最常見的，可區分為基層、中階，以及高階主管這三大類。
小至 8 人的小型工作室，到大至千人以上企業，我都待過，因此擔任過上述三類主管，只是從沒有仔細思考過這三者的區別。
以個人經驗來看，簡單描述是：
- 基層主管，最貼近團隊的第一線，能掌握各項工作的來龍去脈，也是最瞭解每位同事個性的管理者。
- 中階主管，通常是部門主管以上職級，工作多半穿梭在各種會議中溝通協調，整合資源與高層指示，制訂部門策略目標，帶領團隊達成。
- 高階主管則掌握最終決策權。他們的視角更為廣闊，除了需要掌握產業脈動之外，也要與企業內外的高層人士保持良好互動，開拓新商機，並依循市場變動而調整策略或組織架構。
再回到一開始的同事提問，主管們究竟在忙些什麼呢？
回顧了過去的幾份工作，我整理了以下的內容，作為他未來升遷規劃的參考。
基層主管：
- 確保各項工作/專案如期如實交付：掌握每項工作或專案的時程、人力安排與細則，定期了解狀況，並負責對外溝通（客戶、外包等）。如果遇到難以克服的挑戰，必須向主管求助。
- 培養團隊協作默契：觀察團隊成員的合作情況，必要時介入協調。
- 依照流程推進工作：流程是效率的基礎，基層主管需要監督各項工作都能依循既有流程，確保各項事務運作順暢。
- 定期評核團隊績效，並回報主管：固定與團隊成員進行 1:1 會談，了解工作狀況與職涯規劃，並與主管討論相關的培訓計畫。
中階主管：
- 部門 OKR 制定與執行：根據公司的策略目標，制定符合部門屬性的 OKR 與執行計畫，向團隊佈達並取得共識。
- 預算規劃控管：規劃年度的開銷與營收計畫，並隨時掌控收支情形。
- 跨部門溝通協調：為團隊與基層主管搭起對外溝通橋樑，讓需要跨部門協作的工作得以順利進行。
- 流程設計規劃：除了需要定期檢視並調整部門內的工作流程，也必須了解跨部門的溝通與協作日常，必要時重新調整或建立新制度。
- 建立暢通的溝通管道：無論對內與對外、對上或對下，中階主管都需要建立透明開放的溝通管道，確保每個人都能清楚理解尋求支援或是提出需求的對象與做法。
高階主管：
- 解讀產業趨勢並開拓商機：高階主管通常較能貼近老闆的視角，也因此需要清楚認知到企業的市場定位，因應產業趨勢變化，調節企業步伐，開拓新商機。
- 制定企業營運目標與策略：高階主管群必須從各自的專業角度，剖析市場變化與企業現況，一同制定符合趨勢的營運目標與策略。
- 組織架構定義與調整：因應市場脈動及企業的目標策略，重新定義並調整企業的組織架構，包含人事及部門異動、責任定義與分配...等工作。
- 財務規劃與資源調度：企業主、合夥人、股東、董事會...等利害關係人，通常會依據過往財報與新的策略目標來進行判斷，提出營運建議，因此不只是負責財務的高階主管，事實上整個高層都需要理解財務規劃的背景因素與前因後果，才能制訂出完善且符合時宜的計畫。
- 危機處理：經營企業的過程中，難免會遇到無法預測的危機或挑戰。企業主與高階主管們必須擔起責任，在第一時間穩定軍心，同時協調出因應做法與流程，透過中階主管群，向各團隊開誠佈公，確保企業裡的每個人都能接受，並配合因應。
上述要點，都是來自親身的經驗與觀察，而實際的樣貌，會依據企業規模大小、產業屬性、組織架構有所變化。
每位主管都還是有其專業背景，只是一旦升上主管職，就必須要意識到，主要的工作職責重點，將會從專業執行面，逐漸轉移到溝通協調、行政管理、人事議題等組合技能。
心態方面，則必須要能賦予團隊權力、懂得識別人才、提供適當的表現或升遷機會，並培養同理心，傾聽團隊的聲音，適時的給予鼓勵與支持。
在團隊面對挑戰時，更要能挺身而出，展現領導力，為團隊指引適合的方向，帶領大家跨越障礙，並從中汲取經驗，作為團隊學習成長的養份。
希望這篇對於想要爭取升遷、挑戰管理職的你，能作為參考與規劃的依據。
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