只要在稍具規模的公司上班，每位員工都會有很大的機率會遇到跨部門協作的專案。
在這樣的專案小組中，通常會配置一位 PM，以及幾位專案小組成員。
成員當中，會有來自各個部門的各種職位。
而大多數的人會直覺認為，應該推派主管職來擔任 PM。
但是我要告訴大家，不見得。
為什麼呢？
公司會成立專案小組，是因為專案的特殊性質，最常發生的就是要在一定的期程內完成需要整合多項專業的任務，並以能快速推進專案為手段，來達成專案目標。
既然如此，就會需要敏捷管理，讓程序快速迭代，並有效使用資源，採用最精簡的決策方式，來促成結果。
在這樣的情況下，原有的階級式部門架構，到了專案小組中，會被打散重組。
原本擔任主管職的人，在小組裡面，可能會變成必須遵循 PM 調度指揮的成員。
而具有潛力的同事，或是公司的重點培訓人員，就可能會被指派為 PM，利用這個機會練兵。
你可以把這樣的做法，解讀成「去中心化」的概念，不再以主管為核心決策者，而是透過責任與角色的重新分配，將專案效益最大化。
這樣的專案組成，還有另一個特性，就是「強烈突顯個人特質」。
也就是說，為了符合專案快速迭代的性質，在各自領域表現突出的員工，通常較容易被選中加入專案小組。
尤其如果專案規模是跨國協作，那麼複雜度又更高了。
也因為這樣的特性，PM 在管理與協調的難度也會跟著提高，因為加入的人各有本事，較容易堅持主見，不容易妥協。
對於專案組成來說，公司的既有制度，也不一定能完全套用。
因此，PM 必須意識到，在溝通上必須因人而異，傾聽不同聲音，在異中求同，讓專案小組的能力最大化。
那麼，想要順利營運跨部門專案的 PM，該注意哪些事情，才能順利推動工作進行呢？
基於我個人的經驗，與大家分享幾個一定要時時提醒自己的重點：
- 管理方式與流程透明化：舉例來說，多久開一次 alignment meeting? 每次會議需時多久？每個人的工作是否都有對應到專案目標？遇到問題要反應給誰？由誰來做最終決策…等等，諸如此類的待確認事項，都需要在專案啟動前就由 PM 定義清楚，設好遊戲規則，減少可能出現的爭議。
- 善用 AI 工具協作：假設有不同文化背景的協作成員，請善用 AI 工具，事先了解國風民情、文化特性，甚至是職場潛規則或普遍工作習慣等等，幫助你快速掌握團隊狀態。
- 客製化溝通方式：延續第二點，當你對於不同文化有了初步理解，就能進一步制定相對應的溝通方式，以及適合的工作流程，鼓勵更有效的互動，來提升協作效率。PM 要主動傾聽小組成員的回饋，再小的事件都不能輕忽，隨時維持靈活反應的狀態，處理可能的紛爭。
- 風險的沙盤推演：世界局勢變化多端，疫情、戰爭、氣候變遷、地緣政治危機…等大型不可控的事件，都有可能直接或間接影響專案進度。PM 必須為專案的每個階段設定好可能的風險，並盡可能都做過沙盤推演，規劃應變方案，這也是能讓專案小組的每個人安心的重要行動。如有必要，可邀請小組成員一起演練，在參與的過程中，激盪出更有新意的解法，更能凝聚團隊向心力。
在專案小組中，無論你是否擔任 PM，除了貢獻自己的專業之外，更要隨時注意專案的變化，以靈敏的應變能力搭配團隊協作的精神，與 PM 及其他成員緊密合作，共同面對挑戰、完成任務。
每一次的專案協作中，如果你都能穩住自己的步調，該接棒的時候能穩穩接住，該承擔的時候勇於扛起責任，你的能力與勇氣，就會在每一次的挑戰中，淬煉成長。
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